• iPost Manager

Die intelligente Lösung für die interne Poststelle

Verschiedenste Module stehen zur Auswahl

  • Lückenlose interne Sendungsverfolgung

    Seien Sie immer informiert, wo sich die Sendung befindet

  • Anbindung mobiler Barcode Scanner

    Mobile Datenerfassung oder kabelgebundene Geräte

  • Inklusive Sendungsnachweis

    Erhalten Sie den Empfangsnachweis z.B. als PDF Datei

  • Flexibel Online oder Offline nutzbar

    Online in Echtzeit die Sendungen verfolgen oder offline

  • Kamerafunktion zu Dokumentationzwecken

    Kameraaufnahmen für Nachweise, zur Dokumentation, etc.

  • Formulardesigner für eigene Layouts

    Erstellen Sie eigene Layouts & Berichte im Corporate Design

  • Cloudlösung oder Stand-Alone Server

    Nutzen Sie diese Lösung in der Cloud ohne Installationsaufwand oder auf dem eigenen Server

  • Online mit WLAN | GPRS | 3G | 4G

    Echtzeitdaten sehen mit WLAN oder WWAN (Mobilfunk)

  • Auswertungen und erweiterte Statistiken

    Diverse Reports für Auswertungen und Übergaben

  • internes Tracking Modul für Statusabfragen

    Empfänger können sich über die Sendung selbst informieren

  • automatische email Benachrichtigung

    Benutzer und Gruppen für automatische Benachrichtigungen

  • Nachnahme und Kassenbuch

    Nachnahmebeträge vor Ort kassieren und Kassenbuch führen

  • GPS Koordinaten erfassen

    GPS Daten für spätere Auswertung in Kartendarstellung

  • Interne Transportwege nutzen

    Definieren Sie eigene interne Transportwege wie z.B. Räume, Gebäude, Niederlassungen, etc.

Für wen wurde diese Lösung entwickelt

Der iPost Manager findet Anwendung in der internen Poststelle der Unternehmen, im Facility Management und ebenso bei Paketdienstleistern.

Es sind Unternehmen von 5 bis >5000 Mitarbeitern

Kurzbeschreibung

iPost Manager für transparente Paketverfolgung im Unternehmen

„Wann kommt denn endlich meine Sendung? Das Material wird dringend benötigt und laut Paketdienst ist es schon lange bei uns im Haus! Können Sie das bitte mal klären!?“

Kommt Ihnen dieses bekannt vor? Häufig beginnt dann die Suche nach der Sendung im eigenen Unternehmen und sorgt für Konfliktpotential auf beiden Seiten. Denn der Versandweg bis zur Ablieferung der Sendung im Wareneingang oder in der Poststelle durch den Paketdienstleister ist durch einfaches Tracking nachvollziehbar.

Dann allerdings verliert sich oft die Spur im Unternehmen und nicht wenige Sendungen bleiben verschollen und tauchen nie wieder auf. Die Kosten für dieses Problem sind teilweise immens hoch. Denken Sie nur an den Wert des Inhalts und der aufgewendeten Arbeitszeit für die (erfolglose) Suche.

Der iPost Manager sorgt für Übersicht und Ordnung in der internen Poststelle und der Hauspost, optimiert die Arbeitsabläufe und macht den internen Zustellprozess transparent für alle Mitarbeiter. Mit Hilfe dieser Softwarelösung ist die Paketverfolgung inkl. Sendungsnachweis in der internen Poststelle transparent und übersichtlich für alle Mitarbeiter.

Die lückenlose interne Sendungsverfolgung mit mobilen Barcodescannern ist leicht und intuitiv zu bedienen. Auch für Mitarbeiter mit wenig EDV-Know-How und besonders geeignet für das Facility Management und den Dienstleister.

Für Unternehmen mit geringem Paketaufkommen ist eine günstige Cloud Lösung vorhanden, durch die aufwändige Installationen, teure Server und eigene Datensicherungskonzepte entfallen. Auch für hohes Paketaufkommen mit mehreren Tausend Paketen pro Monat kann diese skalierbare Cloud Lösung genutzt werden. Es ist auch möglich, die Lösung auf eigenen (z.B. vorhandenen) Servern zu betreiben.

Schalten auch Sie um auf 100 % Transparenz

Schaffen Sie Klarheit, Übersicht und Sicherheit.

Das bedeutet nicht nur Effektivität.

Sondern auch zufriedene Mitarbeiter.

WER SETZT DIESE LÖSUNG EIN

Nachfolgend nur beispielhaft einige Kunden, welche diese Lösung -teilweise schon seit Jahren- einsetzen

Microsoft ist einer der ersten Kunden und arbeitet schon seit Jahren mit dieser Lösung. Microsoft hat diverse Module im Einsatz und hat in den vergangenen Jahren mit Ideen und Vorschlägen zur Entwicklung einiger Module beigetragen.

Microsoft

Auch O2 nutzt diese Lösung schon seit langer Zeit. Beim Start waren mobile Terminals mit dem Betriebssystem von Microsoft noch nicht entwickelt. Alles hat auf proprietärer DOS Basis begonnen und war 2 farbig.

O2

Der Inselpaketdienst Robin Kuper ist ein fliegender Paketdienstleister, der u.a. die nordfrisische Insel Langeoog anfliegt und diese mit diversen Paketen und anderen Sendungen versorgt.

Inselpaketdienst Robin Kuper

Bilfinger HSG Facility Management ist der führende, paneuropäische Service-Provider für den Betrieb von Immobilien und Liegenschaften. Dort sind fast 17.000 Mitarbeiter tätig.

Bilfinger

Die Continental AG ist ein börsennotierter deutscher Konzern der Automobilzulieferbranche mit Hauptzsitz in Hannover. Das Unternehmen beschäftigt etwa 212.000 Mitarbeiter an über 200 Standorten in 53 Ländern.

Continental
In der Cloud live testen

Erweiterte Beschreibung

Interne Postverwaltung – transparent | einfach |  übersichtlich

Eine schnelle und effiziente Bearbeitung von eingehender Post und Paketen hat einen immer höheren Stellenwert in den Unternehmen.

Hinzu kommt die Anforderung nach Transparenz und der Anspruch nach zeitnahen Informationen. Schließlich soll der Verwaltungsaufwand so gering wie möglich gehalten werden, und die Mitarbeiter sollten sich im besten Fall eigenständig über den Status ihrer Sendungen informieren können – und nicht den Kollegen in der Poststelle von ihren eigentlichen Tätigkeiten abhalten.

Hier setzt der iPost Manager an und verhilft den Unternehmen zu deutlich mehr Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit – und das bei Einsparung von Arbeitszeit und damit einhergehender Kostenreduzierung.

Eine optimale Organisation beginnt schon dann, wenn die Post / Pakete im Unternehmen von den Frachtführern (Paketdiensten) wie z.B. DHL, UPS, TNT, GLS, etc. angeliefert werden.

Um immer einen genauen Überblick über den aktuellen Aufenthaltsort der Postsendungen zu haben, werden diese schon beim Empfang vom Frachtführer direkt mit mobilen Barcodeterminals eingebucht. Es kann der jeweilige Frachtführer ausgewählt werden und dann wird der Barcode einfach kurz gescannt (die Zuordnung zum Frachtführer kann auch bei den meisten Paketlieferanten automatisch erfolgen). Somit weiß man genau, welcher Paketdienst welches Paket zugestellt hat.

Dieses auch Tracking & Tracing (oder kurz Track and Trace) genannte Verfahren eignet sich natürlich besonders gut für wichtige und wertvolle Sendungen wie auch für Terminsendungen.

Schon jetzt kann die Paketsendung personalisiert (zugeordnet) werden. Es wird einfach der/die Empfänger(in) in der Mitarbeiterliste des mobilen Barcodescanners ausgewählt und markiert. Wenn es gewünscht ist, erhält diese(r) Mitarbeiter(in) automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail, dass ein Paket ankommen ist und sich in der internen Zustellung befindet. So werden schon die ersten Nachfragen in der internen Poststelle eliminiert und damit keine Arbeitszeit vergeudet.

Auch können die Adressaten selbst über eine interne Sendungsverfolgung so oft sie wollen prüfen, ob das erwartete Paket mittlerweile angekommen ist und wenn ja, wo es sich derzeit befindet. Denn oftmals ist es bereits im Nachbarbüro zugestellt worden, aber es ist keine Benachrichtigung erfolgt.

Wir das Paket zugestellt, können natürlich Datum, Uhrzeit und Unterschrift des Empfängers quittiert werden. Damit schließt sich der Kreislauf und die Sendungen haben einen -auch nächträglich- belegbaren und nachvollziehbaren Weg genommen. Und das bei gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeiter.

Die Lösung des iPost Mangers wird abgerundet durch div. Module (Nachnahme, Kamerafunktion, Zwischenlager, Sammelbuchungen, Reportfunktionen, Statistiken, etc.) welche z.T. auch kundenspezifisch angepasst werden können. Damit sind auch KEP-Dienstleister oder Facility Management Firmen in der Lage, Nachweise zu erbringen und Abrechnungen zu belegen.

Durch den iPost Manager sind die Fälle eventueller Rückfragen sehr stark reduziert, da der Status ggf. von allen selbstständig abgefragt werden kann, um den genauen Aufenthaltsort der erwarteten Pakete nachvollziehen zu können. Eine auf diese Weise organisierte Poststelle ist transparent und effektiv organisiert und auch die Mitarbeiter in der Hauspost sind dadurch stark entlastet.

Eine sogenannte Win-Win Situation sowohl für die Mitarbeiter wie für das Unternehmen selbst. Und wann starten Sie…?

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